Process mining, Анализ процессов

Process Mining: опыт использования ПО Celonis Snap

Время прочтения: 6 мин.

Сравнительная информация по наиболее часто используемым инструментам PM, а именно: Disco, ProM, Celonis — доступна в интернете (типы входных данных, функциональность, виды лицензий) и уже публиковалась в сообществе NewTechAudit в ноябре 2019г. (подробнее)

Почему именно Celonis?

С одной стороны, вопрос выбора сводится к тому, чтобы определить, что потребуется вам в дальнейшем (исходя из специфики своих процессов и имеющихся данных):

  • Планируете глубокое погружение в исследовательскую работу? Для этого лучший выбор —  ProM с его множеством аналитических алгоритмов и возможностей их настройки. И доступно все это по открытой лицензии GPL.
  • Если важна простота освоения «с нуля» и низкий порог вхождения – подойдут Disco либо Celonis. Но полнофункциональные версии стоят недешево.
  • Есть персонал, имеющий навыки обработки данных на Python, опыт работы с pandas? Без проблем освоите библиотеку PM4Py, требуются лишь соответствующие компетенции и желание их развивать.

Предположим, что пока требуется лишь определиться с тем, что может дать вашей организации PM, показать руководству его возможности и первые результаты анализа бизнес-процессов. Базовый функционал есть во всех перечисленных продуктах, но вас, скорее всего, заинтересует сравнительно несложное в освоении «коробочное» решение – Disco или Celonis.

С другой стороны, следует помнить и о бюджете. Коммерческая лицензия для Disco стоит 9,9 тыс. €/год, разработчики Celonis стоимость даже не раскрывают — «от 0,01€». Для Disco доступна триальная версия сроком на 30 дней, причем разработчики открыты для диалога и предлагают продление пробной версии неограниченное число раз, потребуется лишь периодически связываться с ними по электронной почте.

Но существует такой продукт, как Celonis Snap, который не только полностью бесплатен, предлагает значительную часть функционала полной версии ПО, но и имеет ряд преимуществ, из которых основные это:

  • быстрый старт — после регистрации можно сразу загрузить в облако Celonis Intelligent Business Cloud 500 МБ своих данных и начать работу;
  • работа в облаке — дает возможность организовать эффективное командное взаимодействие, оперативно делиться с коллегами результатами и алгоритмами анализа, вносить корректировки;
  • понятные и простые метрики оценки процессов;
  • достаточно простой и наглядный интерфейс ПО.

Возможности Celonis Snap

  1. Для начала работы достаточно зарегистрироваться по email, и дождаться подтверждения регистрации. Требуется только компьютер с доступом в интернет и браузер.
  2. Далее вы работаете в собственном рабочем пространстве (workspace) в облачном сервисе Celonis Intelligent Business Cloud, которое можно сконфигурировать для совместной работы нескольких пользователей из вашей команды. Каждый пользователь может загружать в рабочее пространство собственные данные и их версии, сохранять и анализировать их, а также работать с данными других пользователей. Отметим, что в числе доступных языков интерфейса ПО есть и русский язык.
  3. Celonis Snap поддерживает 2 формата входных данных: текстовые файлы *.csv и файлы MS Excel (что достаточно для большинства случаев, когда лог-файлы доступны в одном из этих форматов или их возможно преобразовать).
  4. После загрузки лог-файлов доступны все имеющиеся в меню Process Analytics инструменты работы с данными и анализа, например:

Построение графов процессов:

Дополнительная фишка — возможность визуализировать прохождение стадий процесса на видео: кликаем по кнопке Play, и граф «оживает» — можно увидеть, как элементы в хронологическом порядке проходят все этапы от начального до конечного.

Построение сети Петри процесса:

Расчет различных статистических показателей процесса, и их визуализация в виде графиков и диаграмм, например:

  • Медианное время завершения этапов процесса:
  • Частота появления событий лога в разрезе пользователей системы:
  • Хронология распределения событий в логе:
  • Поиск и визуализация аномалий данных и отклонений в процессе, а также построение оптимизированных моделей процесса (при условии исключения найденных отклонений):

По найденным отклонениям Celonis может предположить Root cause – корневые причины их возникновения.

Также Celonis Snap может показать возможности оптимизации процесса по нескольким параметрам, например, по количеству времени, затраченного на процесс/этап процесса:

В результате можно «в числах» определить, насколько сильно отличается фактическая схема процесса от его оптимальной модели. В случае оптимизации по времени — на сколько часов/дней мы сможем ускорить прохождение процесса, если устраним все найденные отклонения.

Недостатки Celonis Snap

Среди «минусов» данного ПО, по нашему мнению, можно назвать два основных:

  • ограничение по объему загружаемых данных (500 МБ). Этого достаточно для ознакомления с возможностями ПО и базовыми технологиями PM, но недостаточно для анализа больших объемов данных;
  • вопрос сохранения конфиденциальности данных (если этого требует политика организации, возможно потребуется дополнительное обезличивание данных перед их передачей в облако).

Результаты анализа процесса в Celonis Snap и их интерпретация

Следует понимать, что встроенные в Celonis алгоритмы анализа данных в любом случае требуют оценки их достоверности с точки зрения логики бизнес-процесса. Например, ПО «не понимает» необходимость обязательных, с точки зрения бизнеса, активностей, которые имеют низкую частоту появления в логе.

По этой причине, аналитикам, участвующим в PM, необходимо решить следующие задачи:

  • предложить гипотезы о наличии отклонений («бутылочных горлышек») в процессе по результатам оценки процесса стандартными алгоритмами Celonis;
  • подтвердить или опровергнуть найденные гипотезы;
  • выработать рекомендации для руководства организации по устранению найденных «узких мест» и оптимизации процесса.

В результате работы экспертов-аналитиков с предложенными ПО гипотезами, проработки возможных действий по устранению отклонений, «на выходе» мы получаем схему нашего процесса в двух состояниях: AS IS (текущее неоптимальное) и TO BE (оптимизированное, где устранены отклонения и аномалии).

Заключение

Нами были опробованы несколько доступных инструментов PM (Disco, Celonis Snap, PM4Py), из числа которых наиболее удобным для «начинающих» считаем продукт компании Celonis.

Возможности Celonis Snap позволяют осуществить «первый вход» в мир Process Mining: проанализировать бизнес-процесс, построить его эффектную визуализацию и выработать рекомендации по оптимизации процесса.

Советуем почитать