Мнение эксперта

Каждый отчет — это история

Время прочтения: 5 мин.

Хорошие истории любят все. Думаю, многие из нас помнят (и долго) интересные, поучительные или просто забавные случаи, которые когда-то услышали от родителей, друзей или просто от случайного попутчика в поезде. Storytelling входит в число методов передачи корпоративной культуры и профессионального опыта.

Могут ли внутренние аудиторы воспользоваться этим методом для повышения результативности проверок? Об этом в своем блоге размышляет Майк Джака (CIA, CPA, CPCU, CLU), около 30 лет работавший внутренним аудитором в Farmers Insurance Group. Меня эта статья прежде всего навела на мысль, что, наполняя аудиторский отчет цифрами, фактами, аргументами, важно помнить о непротиворечивости повествования. Автор приводит несколько примеров из кино и литературы, показывая, как, казалось бы, мелкие неточности приводят к утрате доверия аудитории.

Джака не дает готовых рецептов написания отчетов, однако это не означает, что статья бесполезна с практической точки зрения. Нам предлагается посмотреть на процесс оформления и представления результатов проверки с точки зрения получателя отчета. И этот получатель хочет услышать историю. Ну а интересна ли будет она, зависит уже от нашего мастерства.

Представляем Вашему вниманию перевод статьи автора (ниже)

Давайте поговорим о правдоподобии.

Недавно я слушал интервью писателя на NPR («Национальное общественное радио» — радиовещательная сеть в США). В рамках этого интервью она прочла отрывок из своей новой книги. Описывая людей и животных, сошедших с корабля после долгого плавания, она использовала эту фразу – «стряхнули пыль шести месяцев в море».

Я дам вам минуту остановиться и задаться вопросом «Что за …?»

Автор описывает субъектов, которые провели в море шесть месяцев, путешествовали на влажном и швыряемом волнами корабле, который точно не был круизным лайнером (из контекста это совершенно понятно). И эти субъекты сошли на берег покрытые пылью.

После этих девяти слов я был вне истории. Я больше не видел людей и животных, сходящих с корабля; вместо этого я слышал, как кто-то произносит слова, которые больше не сливались в правдоподобную вселенную. И никакие усилия автора не смогли бы вернуть меня обратно.

Вот что происходит, когда правдоподобие — видимость или подобие истины, вероятности или возможности — разрушается.

В литературных кругах правдоподобие означает степень достоверности текста или того, насколько он отражает реальность. Даже когда действие происходит в несуществующих мирах (например, научная фантастика), читатели должны быть готовы «преодолеть недоверие» и принять, что история в выдуманной вселенной могла бы действительно произойти.

В кинопроизводстве часто используется термин «преодоление недоверия». То, что вы видите в фильмах, даже документальных, — это интерпретация событий реальных или воображаемых. Работа сценаристов, актеров и режиссеров, заключается в том, чтобы гарантировать, что вы продолжаете преодолевать свое недоверие — верить, что то, что вы видите, является реальным миром. Без такого преодоления книга — это просто закорючки на бумаге, а фильм — не более чем изображения на целлулоиде.

И не так много и надо, чтобы договор писателя или режиссера с аудиторией — это преодоление недоверия — был разрушен. Для писательницы, дававшей интервью на NPR, все, что потребовалось, было пылью в конце морского путешествия. В фильме это могут быть просто наручные часы на персонаже из другой эпохи (это на самом деле произошло в фильме «Бен-Гур» 1959 года).

Также легко может быть разрушен и наш договор с клиентами.

Читатели наших отчетов бывают в разной степени придирчивы (горе аудитору, размахивающему причастием перед известным грамматическим гиком). Но, независимо от конкретных особенностей любого читателя, мы должны иметь ввиду, что, представляя отчет, мы просим их войти в созданный нами мир – мир, который является нашей интерпретацией событий, включая интерпретацию того, как сделать вещи лучше. (Да, я знаю, что правильно выполненный отчет представляет собой совместный проект, который не только учитывает проделанную внутренним аудитом работу, но также идеи и перспективы клиентов. Однако, в конечном счете, это наш отчет и, следовательно, наш мир, наша история.)

Это означает, что мы должны осознать вещи, разрушающие «преодоление недоверия» читателя и правдоподобие написанного – и тщательно вычищать их из наших отчетов.

Если вы читали мои статьи о составлении отчетов, то знаете, что меня раздражает, когда слишком много времени тратится в попытках достичь совершенства. Поймите, я не пытаюсь привнести в процесс аудита дополнительный объем правок, просмотров и переписывания. Напротив, то, что аудиторы должны понимать почти инстинктивно – это детали, факты, мнения, грамматические ошибки и различные их вариации, которые вытащат читателя из рассказываемой внутренним аудитом истории и заставят сомневаться во всем, что ему преподносят.

Вы не можете тратить сто фунтов энергии на то, чтобы тщательно причесывать каждый отчет по каждой мелочи. Вместо этого каждый сотрудник департамента должен развить в себе шестое чувство того, что будет работать.

Возможно, за всем этим написанием, редактированием, обзорами, мы упустили тот факт, что написание отчетов это не наука и не путь к совершенству. Напротив, это искусство – искусство создать историю, которую стоит рассказать, а затем, используя все навыки нашего ремесла написания отчетов, сделать ее реальностью. И это такая же история как книга или кино. Подобно писателю или режиссеру, мы строим сюжет — сюжет о риске, целях и успехе.

Возможно, признав аспект повествования в наших отчетах, мы смогли бы привлечь внимание большего числа больше людей, и, что самое главное, донести то, что мы хотим сказать. Это может привести к новым подходам, это может привести к новым структурам, это может привести к совершенно новому пониманию того, чего мы на самом деле пытаемся достичь.

Даже если мы придерживаемся проверенных и истинных предпосылки, цели, сферы охвата, мнения и т. д., мы должны убедиться, что не делаем ничего, чтобы позволить читателю отступить назад, задаться вопросом о том, что происходит, и в процессе выпасть из рассказываемой нами истории, выводов, которые мы делаем, и результатов, которые мы продаем.

Следите за пылью на моряках, остерегайтесь наручных часов на центурионе и убедитесь, что упущенные детали в отчете не заставят читателя усомниться во всем остальном, что вы написали.

Автор: Майк Джака, CIA, CPA, CPCU, CLU, около 30 лет работал внутренним аудитором в Farmers Insurance Group. Ссылка на оригинал статьи.

Советуем почитать