Автоматизация, Программирование

Внешние WorkFlow-сервисы в работе аудита

Время прочтения: 4 мин.

В большинстве случаев работа аудитора сопряжена с необходимостью строгого соблюдения многих процедурных моментов (сроки, маршруты согласования, документы, предоставление информации по графику и пр.). В итоге, исполнение многочисленных регламентированных процедур может стать достаточно сложной задачей.

Обычно, в таких ситуациях применяется WorkFlow-автоматизация – это класс ПО, предназначенного для диспетчеризации и координации задач/действий участников, маршрутизации информации и документов в соответствии с заранее сформированным шаблоном обслуживаемого бизнес-процесса. Примером ПО такого класса является SAP, Яндекс.Трекер, Битрикс24 и пр.

В случае, если в аудиторском подразделении такая автоматизация не реализована, то соблюсти сложный бизнес-процесс будет достаточно проблематично.

В подобных обстоятельствах функционал WorkFlow-сопровождения может быть получен из внешней (не корпоративной) среды за счет подключения сотрудников к внешним (в т.ч.. бесплатным) интернет-сервисам процессного сопровождения. Ключевой особенностью работы в таких сервисах является возможность полностью анонимной работы (т.е. в нем не требуется указывать никакую чувствительную информацию). Любую информацию можно закодировать в условные слова-обозначители. Например, для обозначения сотрудника можно указывать любой его никнейм (например, «Фиалка», «Анна» или «Анна И., НОКК». Вместо указания на какую-либо конкретную базу данных можно всем сотрудникам заранее договориться, что в сообщениях сервиса она будет называться «вишенка» или «грибочек» (названия желательно придумывать созвучные с реальными названиями баз или программ).

По итогам такой перекодировки, внешний WorkFlow-сервис не будет знать, что означают те или иные сообщения, кто их пишет и к какой компании они относятся. Единственная информация, которую потребуется указать – реальные номера телефонов участников. 

Еще одной немаловажной особенностью подобных сервисов является их свободная интеграция с общедоступными мессенджерами (WhatsApp, Viber, VK и пр.). Диспетчеризация задач будет происходить путем направления участникам сообщений в выбранном ими мессенджере. 

Описанные сервисы позволяет реализовывать практически весь известный WorkFlow-функционал. В частности, в конструкторе бизнес-процессов есть возможность сформировать блоки / этапы процесса, задать график рассылки уведомлений, их шаблонные тексты, адресатов.  Также, можно заложить логику динамического изменения текста уведомлений и перечня адресатов в зависимости от выполнения тех или иных заранее заложенных условий (например, шаблон текста уведомлений участников может динамически изменяться в зависимости от ранее полученных ответов участников). Помимо этого, в сервисе можно проводить автоматические опросы участников с возможностью получения простых ответов (например, «Сотрудник1, внесена ли Вами информация в АС «вишенка»? Да / Нет»). Дополнительно, реализован функционал создания / направления руководителю агрегированного отчета о выполнении участниками какой-либо задачи (на основе собранных сервисом ответов участников).

Непосредственно, работа с внешним WorkFlow-сервисе может выглядеть следующим образом.

В начале проверки руководитель аудиторской группы заходит в учетную запись подразделения на внешнем WorkFlow-сервисе, активирует необходимый бизнес-процесс, вносит всю необходимую информацию по выбранному процессу (даты, сроки, участники, шаблоны сообщений и пр.). С этого момента сервис начинает оказывать его участникам процессное сопровождение — в нужное время отправляет участникам запрограммированные сообщения (о необходимости сделать то или иное действие), собирает на них ответы, обрабатывает их, формирует агрегированные отчеты и пр.).  

В выбранном мессенджере участникам процесса от закодированного имени руководителя будут поступать примерно следующие автоматические сообщения (текст сообщений и график их рассылки можно менять в настройках сервиса):

 «Коллеги, уведомляю о необходимости приступить к формированию аудиторского задания, предзащита назначена на 12:00 10.02.2019г».

«Коллеги, уведомляю о необходимости занести отчетную информацию в АС «вишенка» до 12:00 14.02.2019г».

Перед отправкой, каждое сообщение, отправляемое от имени руководителя, проходит премодерацию (руководителю в мессенджер придет сообщение типа «По графику на 12:00 текущего дня запланирована отправка [таким-то] участникам [такого-то] сообщения». Подтверждаете отправку? Да / Нет / Позже»

Агрегированный отчет для руководителя о выполнении сотрудниками той или иной задачи бизнес-процесса выглядит примерно так:

«На текущий момент выполнение Вашего распоряжения о внесении информации в АС «вишенка» подтвердили следующие сотрудники: сотрудник 1, сотрудник 2, сотрудник 3. От сотрудника 4 ответ не получен». 

Помимо этого, сервис способен проводить простейшие логические операции с полученными ответами участников. Например, запросив у участников количественную (числовую) информацию, он способен просуммировать значения, высчитать проценты и пр. Более сложные логические операции также доступны, но, как правило, на платных тарифах.

Помимо описанных возможностей, в сервис можно подключить любой иной функционал (интеграция с почтой, с какими-либо базами данных, с другими сервисами). Это позволяет сделать набор функций поистине безграничным, заточенным под потребности конкретного подразделения.

Таким образом, благодаря своим характеристикам, внешний WorkFlow-сервис способен оказывать аудиторскому подразделению высокоэффективное процессное сопровождение. Сервис буквально «за руку» проведет участников по этапам бизнес-процесса, существенно упростит осуществление контроля со стороны руководителя, минимизирует (или даже полностью устранит) процедурные ошибки.

При этом, стоит еще раз подчеркнуть кибербезопасность работы во внешних WorkFlow-сервисах.

Не исключено, в некоторых компаниях, которые чрезмерно увлекутся кодированием информации и анонимностью, в сервисе будут появляться такие автоматические сообщения:

«Уважаемый вождь!

На текущий момент на Ваше распоряжение поймать змею получены следующие ответы:

Орлиный Глаз: змея поймана

Большое Ухо: змея поймана

Хитрый Лис: ответ не получен

Медленный Джо: ответ не получен»

Советуем почитать