Саморазвитие

Сложные задачи-простые решения с помощью Google Apps Script

Время прочтения: 3 мин.

Рассмотрим эти инструменты (Google-таблицы и Google-скрипт ) на примере реализации Системы Согласования Актов Ревизий (далее — ССАР). Суть работы системы заключается в том, что инициатор согласования Акта заполняет соответствующую форму, реализованную с помощью Google-скрипта, он указывает руководителя проверки и наименование проверяемого подразделения. Прикрепляет к форме все документы по проверке и нажимает кнопку «ЗАПИСАТЬ».

После этого на облачном диске Google-аккаунта группы предприятий в таблице ССАР автоматически появляется строка в формате (выделено синим):

Все Акты ревизий, по утвержденному внутреннему распорядку, должны согласовываться руководителем проверяемого подразделения, руководителем подразделения аудита и директором предприятия.

При помощи обработчика Google-скрипт формируется письмо на имя ответственного за согласование Актов в подразделении с гиперссылкой на соответствующую строку в таблице ССД, а также сообщение в мессенджере (WhatsApp, Telegram или любом другом) о необходимости согласовать договор в установленные сроки.

При согласовании шаблона Акта ответственным подразделением в таблице проставляется соответствующий признак. При выборе отметки об отказе в согласовании договора, ответственному сотруднику необходимо описать причину в открывшемся окне.

В случае согласования Акта всеми подразделениями формируется письмо и оповещение в мессенджере на имя Руководителя о необходимости подписать Акт.

Согласованный всеми ответственными Акт автоматически перемещаются на хранение в архив Google-диска. Все даты согласований/несогласований проставляются автоматически.

Данная система позволяет в режиме реального времени отслеживать статус согласования Акта. При необходимости скан-копия любого акта может быть извлечена из архива. Но главное достоинство системы в том, что она позволяет сократить сроки согласования документов установлением системы KPI ответственным подразделениям, а также осуществлять параллельное согласование документов разными сотрудниками.

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 var numRows = sheet.getLastRow(); 
 var dataRange = sheet.getRange(1, 1, numRows, 2)
 var data = dataRange.getValues();
 for (var i = 0; i < data.length; ++i) 
 {
     var row = data[i];
     var name = row[0]; 
     var email = row[1];    
     var subject = "Согласование акта ревизии";
     var message = "Здравствуйте, " + name + "!";   
     MailApp.sendEmail(email, subject, message);

Таким образом, с помощью простых и общедоступных инструментов можно реализовать рутинные и, на первый взгляд, сложные бизнес-процессы в понятном и удобном для конечного пользователя виде. Примеров таких реализаций можно привести очень много. Это и всевозможные CRM-системы, системы контроля финансирования или системы оптимизации управленческого учета, о которых я расскажу в следующих постах.

Советуем почитать