Саморазвитие

«Слияние» документов

Время прочтения: 6 мин.

Каждый день в своей работе аудитор сталкивается с трудоёмкой работой (обычно мы называем это «рутиной»), а временные ресурсы ограничены.

В статье рассматривается возможность практического применения простого и эффективного инструмента, с помощью которого удалось в какой-то степени автоматизировать рутинную работу, что позволило освободить время для других задач.

С чего всё началось…

Команде аудиторов в рамках контрольных мероприятий предстояло за определенное время организовать проверку отклонений в несколько десятков тысяч записей, т.е. подтвердить либо опровергнуть факты нарушений. Для чего предстояло направить соответствующий запрос сотрудникам различных подразделений организации. Далее, обработать полученные комментарии, проанализировать информацию и сформировать необходимые выводы.

В ходе работы аудиторы столкнулись с существующими ограничениями, такими как  ограниченный ресурс времени, отсутствие автоматизированных скриптов, наличие ограничений в части информационной безопасности компании, время ответа пояснений от получателя запроса.

Каким образом, учитывая большой объем информации, за короткий промежуток времени успеть направить в подразделения запросы и при этом избежать излишних трудозатрат?

На ответ меня подтолкнул прошлый опыт работы, когда совместно с коллегами, при отправке почтовых уведомлений клиентам, мы применили инструмент «Слияние» из приложения MS Word.

Здесь важно отметить какие преимущества может получить пользователь:

— индивидуальная и персональная рассылка информации конкретному получателю по списку;

— сокращение временных потерь на отправку сообщений каждому получателю;

— быстрое по времени изменение шаблона и возможность хранить в виде отдельного документа;

— возможность один и тот же список рассылки использовать многократно для одной или нескольких невзаимосвязанных задач;

— достаточно обладать обычными навыками при работе с приложениями MS Word и MS Excel;

— сокращение времени на обработку ответов.

Итак, каким образом работает инструмент «Слияние» документов?

Для создания итогового (серийного) письма, как правило, создают два файла (база данных и текстовый документ в MS Word):

— База данных необходима для обработки и хранения данных. Однако, здесь нужно учитывать, что существуют ограничения. Необходимо помнить и учитывать, что все СУБД имеют функциональные ограничения, в т.ч. MS Excel. Например, по количеству столбцов и строк.

— Текстовый документ в MS Word представляет собой шаблон документа и содержит неизменные формулировки запроса и места (поля), в которые при слиянии итогового письма подгружается уникальная информация из нашей базы данных.

Далее следует процесс объединения (слияния): включение полей значения из столбцов заданного диапазона записей (строки) в базе данных (список рассылки) в шаблон текстового документа. Получаем в зависимости от выбранного типа документа один из вариантов:

— добавление заполненного шаблона в конец результирующего документа (единый файл, где персональное письмо на отдельном листе);

— распечатка сообщений и отправка через почту;

— отправка эл.сообщения на e-mail получателя.

Рассмотрим процесс работы инструмента «Слияние» на примере отправки электронного сообщения на e-mail получателя.

1. В качестве базы воспользовались готовыми выгрузками в формате MS Excel с уже обработанными и структурированными данными. Выбрали поля, которые необходимо включить в текст шаблона документа (сообщения). Далее в разрезе каждого работника, упорядочили информацию по отклонениям и электронным адресам (e-mail). Дополнительно проверили информацию по каждой записи, которые исправили вручную. Особое внимание уделили наличию эл.адресов, чтобы все получатели по списку получили сообщении с запросом.

2. Для подготовки шаблона воспользовались мастером слияния из меню «Рассылки» → «Начать слияние» → «Пошаговый мастер слияния», который состоит из 6 шагов.

Шаг 1. Выбрали тип документа: «Электронное сообщение».

Шаг 2. Определи основу для создания сообщения: «Текущий документ».

Шаг 3. Подключили базу данных: Выбор получателей → «Использование списка» → «Обзор».

После открытия источника данных в окне «Получатели слияния», провели сортировку, фильтрацию, отдельный отбор записей и прочие действия («Уточнить список получателей»).

Шаг 4. Чтобы добавить сведения о получателях в сообщение, выделили место в шаблоне, а затем щёлкнули ссылку «Другие элементы». По завершении выбора вставки нужных полей, мы получаем объединенный текст из текстового шаблона и базы данных. Изменение полей слияния осуществляли через меню «Рассылки» → «Вставить поле влияния».

При подготовке серийного письма мы не использовали «Правила» из меню «Рассылки». Использование, правил придаёт сообщению более индивидуальный, персональный вид, например, вставка окончания слов при обращении к получателю в зависимости от его пола.

Шаг 5. Ещё раз проверили полученный результат. Внесли корректировки (формат текста, добавили/удалили получателей, актуальность информация из базы данных). Используя, кнопки со стрелками, проверили текст сообщений.

Шаг 6. Мы помним, что у нас выбран тип серийного письма — «Электронное сообщение». Поэтому при завершении слияния, оставалось указать тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец из базы данных, содержащий адреса электронной почты для рассылки. После подтверждения, все созданные персональные сообщения успешно доставлены получателям согласно списку рассылки.

Перед отправкой сообщений советую вам заранее проверять внешний вид итогового документа. Отправьте себе первую или несколько записей из базы данных. Для чего, в базе данных поменяйте в нескольких записях e-mail получателя, например, на свой. По необходимости откорректируйте текст, формат и другие элементы, повторите отправку. После успешного тестирования шаблона, восстановите исходные данные.

Возможен другой вариант. Например, через команду «Файл → Автономный режим»  или  через отключение сетевого подключения к вашему компьютеру.

Таким образом, пример показывает, что использование инструмента «Слияние» позволяет пользователю, при незначительных временных затратах на подготовку данных и документа, исключить из процесса часть рутинной работы, особенно когда присутствуют ограничения по ресурсам при обработке большого объема информации.

Это легко, просто и под силу любому. Главное, не бояться пробовать, экспериментировать, постоянно находиться в процессе поиска простых решений.

Желаю удачи и благодарю за внимание, заинтересованность в получении и применении новых знаний, навыков.

В данном статье использованы следующие материалы:

— практические навыки автора;

— MS Word и MS Excel; — интернет-ресурсы[1]: «MS Word: создание серийных писем или рассылки», «Создание персональной рассылки при помощи MS Word и MS Excel».


[1] Статьи содержат дополнительную информацию и практические советы по использованию инструмента «Слияние».

Советуем почитать