Process mining, Анализ процессов

Простыми словами о Process Mining.

Время прочтения: 3 мин.

До сих пор описание и анализ бизнес-процессов производился вручную: интервьюирование сотрудников, проведение опросов, привлечение внештатных специалистов. Что зачастую не позволяло достичь поставленного результата по причине недостоверности и неполноты описания бизнес-процессов (человеческий фактор), а также влекло за собой временные и финансовые обременения.

С помощью инструментов PM, извлекая информацию из журналов событий можно избавиться от проблемы, которые возникают при использовании ручных методов описания бизнес-процессов. Что же нужно для использования такой технологии?

Основа PM — журналы событий ИС, которые в последнее время все чаще внедряются в производственные процессы любой организации. Перечислим обязательные поля в логе для построения графа (модели бизнес-процессов):

  • Id процесса;
  • Наименование события (статуса процесса);
  • Дата и время (наступления события).
Process_ID Status_Name DateTime
86 Возврат клиенту 2019-01-01 11:38:00
298 Черновик 2019-06-04 11:18:00
298 Отправлено в банк 2019-06-04 13:33:00

Как видим, обязательных полей не так много. Для использования инструментов PM необходимо получить эти поля из журналов событий ИС.

Приведем пример (смоделируем ситуацию):

Имеется отдел продаж, состоящий из 20 сотрудников. Алгоритм по работе с клиентами строго не регламентирован. По окончанию квартала, руководитель выделил сотрудников не достигших и превысивших установленный план продаж.

Вопрос: как определить наиболее эффективный алгоритм работы?

Для решения этой задачи воспользуемся анализом бизнес-процессов. Сравним бизнес-процессы сотрудников и попробуем найти наиболее эффективный из них. Для описания, анализа и визуализации бизнес процессов можно применить традиционный подход: привлечь специалиста Business Engineering для интервьюирования сотрудников или же воспользоваться инновационным подходом: собрать лог и применить технологии Process Mining.

Отметим особенности каждого из подхода в таблице ниже

           Подход Время необходимое для сбора исходных данных Достоверность информации Полнота информации Отвлечение сотрудников от трудовой деятельности
Традиционный 2 дня Средний уровень* Средний уровень* Да
Инновационный 2 часа Высокий уровень Высокий уровень Нет

*      Не все сотрудники готовы раскрывать секреты своей деятельности, поэтому информация, предоставленная на интервью может недостоверной.

*      Анализ и оптимизация модели зависит от опыта и компетентности специалиста по оптимизации бизнес-процессов, т.к. на плечи специалиста ложится большая часть аналитической работы.

Остановимся более подробно на втором способе.

1). Для анализа деятельности сотрудников нам необходимо изучить журнал событий, содержащий следующие поля:id события, наименование события, время события, результат события, исполнитель.

2). Далее осуществляем предобработку полученных данных, группируем лог по id и производим сортировку по времени.

3). Следующим шагом будет построение модель (для этого мы используем инструмент Pm4py), на вход которого подается предобработанный лог.

Результатом применения технологии PM будет построенная на основе эвристического алгоритма модель.

Чтобы выявить наиболее успешные алгоритмы деятельности сотрудников, нам необходимо:

  1. отфильтровать лог (по сотрудникам, чьи показатели превышают план за квартал) и (по результатам события = сделка закрыта);
  2. отфильтровать лог (по результатам события = сделка закрыта).

Сравнение двух моделей демонстрирует нам отклонение в процессе. Это отклонение и есть ключевое отличие более успешных бизнес-процессов сотрудников, перевыполняющих план.

Практическая польза от применения технологии Process Mining заключается в:

  1. Поиск наиболее эффективного алгоритма в работе в перспективе позволит применять наиболее успешный алгоритм в работе, что позволит увеличить план продаж всего отдела, а не одного сотрудника.
  2. Экономия на применение технологии в денежном и временном эквивалентах.

Согласитесь, собрать лог гораздо быстрее чем проинтервьюировать сотрудников и построить модель бизнес-процесс?

Советуем почитать