Process mining, Анализ процессов, Саморазвитие

Process Mining. Об опыте участия в международном соревновании BPIC20.

Время прочтения: 6 мин.

Итак, моё знакомство с Process Mining начинается с участия в составе команды в международном соревновании по анализу данных BPIC20. Организаторы предложили участникам проанализировать реальный журнал событий (лог) Технологического Университета Эйндховена (Eindhoven University of Technology), при этом, никак не ограничивая участников в подходах к анализу. Однако, несколько вопросов у владельцев процесса все же было, на них мы в первую очередь и решили сосредоточиться.

Суть анализируемого процесса — организация служебных поездок (командировок), а также возмещение расходов в рамках данных поездок. Кроме того, нам предоставили некоторые знания о регламентируемом бизнес-процессе. А именно:

  • командировки могут быть внутренними (т.е. внутри страны) и международными;
  • для внутренних командировок предварительное разрешение не требуется, а возмещение расходов производится после их завершения;
  • для международных командировок требуется предварительное согласование, которое получается путем подачи заявки, а сама поездка возможна только после ее полного утверждения;
  • для возмещения командировочных расходов декларация подается сразу после фактической оплаты расходов или в течение двух месяцев после завершения поездки.

Лог включал данные за 2017 — 2018 г. и состоял из 5 частей, а именно: процесс получения разрешения на командировку, запрос на возмещение предоплаченных расходов, подача декларации по внутренним и международным командировкам и запросы на оплату. Однако, описанный выше процесс распространялся только на 2018 год, а в 2017 году процесс неоднократно претерпевал изменения, т.к. этот год был пилотным. Поэтому для дальнейшего анализа мы приняли решение исключить из журналов событий данные, собранные по командировкам до 2018 года.

В качестве инструмента мы выбрали Disco от компании Fluxicon. Почему? Тут все просто, User Friendly интерфейс давно уже привлек наше внимание, а от встроенных методов фильтрации и анализа данных просто «разбегаются глаза», наконец-то мы сможем опробовать его в действии. Конечно же мы понимали, что встроенные в Disco алгоритмы не решат все за нас и в любом случае требуют оценки их достоверности с точки зрения логики бизнес-процесса. Начинаем с постановки целей и задач:

  1. «Понять данные», визуализировать регламентируемый процесс;
  2. Визуализировать процесс AS-IS на основе логов событий;
  3. Ответить на вопросы владельцев процесса, на сколько это возможно, ввиду ограниченного набора данных;
  4. Сгенерировать гипотезы о наличии отклонений по результатам оценки процесса встроенными алгоритмами Disco, а затем подтвердить или опровергнуть их;
  5. Сформировать рекомендации по оптимизации процесса.

На деле, первый и второй этапы шли рука об руку, мы параллельно изучали процесс AS-IS и складывали в голове картинку регламентируемого процесса. На следующем рисунке мы схематично представили модель регламентируемого бизнес-процесса, которая включает в себя 4 основных этапа:

  1. Согласование поездки (Permit);
  2. Предоплата расходов (Prepaid);
  3. Подача декларации (Declaration);
  4. Возмещение расходов (Payment).

Каждый из этапов включает идентичную последовательность согласований:

  1. APPROVED by ADMINISTRATION;
  2. APPROVED by BUDGET OWNER;
  3. APPROVED by SUPERVISOR;
  4. APPROVED by DIRECTOR (в отдельных случаях).

Именно эту схему мы и взяли за идеальный процесс, а отклонения от схемы считали отклонениями в существующем процессе.

Далее, преобразовав лог событий путем исключения незавершенных экземпляров процесса, экземпляров с пропусками и некорректными временными метками, мы визуализировали процесс AS-IS. На рисунке ниже представлен процесс получения разрешения на командировку, включая этапы подачи, согласования и выплаты по запросу на компенсацию затрат.

Затем мы поочередно рассмотрели все вопросы, интересующие владельцев процесса (ознакомится с полным перечнем вопросов можно на официальном сайте соревнования в разделе «Some Questions»). Однако, в рамках данной статьи ограничимся лишь несколькими из них: «Сколько деклараций на возмещение расходов отклоняется на различных этапах согласования и сколько так и не было согласовано?» и «Сколько исправлений было внесено в декларации?». Остановились именно на этих вопросах, т.к. отказы при согласованиях оказывают негативное влияние на общую производительность процесса, ввиду возникновения необходимости в дополнительных трудозатратах как со стороны сотрудника, так и со стороны согласующих лиц на всех уровнях. Кроме того, мы обратили внимание на зацикливание петель согласования при подаче деклараций как по внутренним, так и по внешним командировкам. Рассчитаем общее количество возвратов на каждом из этапов.

REJECTED byTotal
Domestic Declarations
ADMINISTRATION842
SUPERVISOR217
BUDGET OWNER58
International Declarations
ADMINISTRATION1260
SUPERVISOR91
BUDGET OWNER39
DIRECTOR1

Далее отфильтровали кейсы и оставили на графе только те, что содержали этап отклонения заявки «REJECTED by ADMINISTRATION», т.к. именно на этом этапе наибольший процент отклонения заявок на возмещение расходов.

В данном случае, процент возврата на доработку деклараций по внутренним и международным командировкам составил 13% и 27% соответственно, что приводит к возникновению дополнительной нагрузки для всех участников процесса. В свою очередь, промежуток времени между событиями «Declaration REJECT by EMPLOYEE» и «Declaration SUBMITTED by EMPLOYEE», т.е. время от отклонения заявки до ее повторного предоставления, вероятно, затраченное на внесение изменений в заявку, приводит к снижению пропускной способности и производительности в целом. Кроме того, стоит отметить, что по 4% деклараций не было получено согласование и возмещение затрат.

Таким образом, проведя анализ, мы сформулировали следующие выводы и рекомендации: столь высокий процент отклонения заявок свидетельствует о низком уровне информированности сотрудников о шаблоне и/или пакете необходимых для предоставления документов, в связи с чем, целесообразно разработать инструкцию по заполнению и подаче декларации, а также, внести изменения в шаблон приложения, сделав акцент на интуитивно понятном интерфейсе с реализацией логического контроля при вводе данных, сопровождающегося всплывающими подсказками.

Кроме того, в рамках нашего исследования нам удалось поднять вопросы ненадлежащего согласования международных командировок, совершения международных командировок при отсутствии разрешения на поездку и вопрос подачи документов на возмещение затрат без фактического выезда.

Совершая свои первые шаги, главное найти команду единомышленников, а возможности Fluxicon Disco позволяют реализовать «первый вход» в мир Process Mining: довольно понятно визуализировать процесс, проанализировать модель восстановленного бизнес-процесса и разработать рекомендации по его оптимизации.

В завершение, стоит отметить, что BPIC20 это прекрасная возможность получить обратную связь от профессионального сообщества, т.к. при подведении итогов каждый участник получает feed back от организаторов. А теперь, когда стали известны итоги конкурса и победители, а их отчеты размещены на сайте соревнования, мы можем перенять опыт лучших, совершенствуя свои навыки.

Полученный, благодаря участию в конкурсе, практический опыт, я смогу применить в своей профессиональной аудиторской деятельности!

Советуем почитать