Саморазвитие

Подвижный путь внутреннего аудита

Подразделения внутреннего аудита активно внедряют принципы управления проектами Agile, пытаясь создать более гибкую, адаптивную и ориентированную на клиента функцию аудита. Но насколько многообещающими не были бы результаты, на пути может встретиться множество проблем и ограничений.

Безусловно, Agile это не революция для внутреннего аудита, а шаг к следующему этапу эволюции. Тем не менее, этот путь жизненно важен для сохранения актуальности внутреннего аудита. Agile легок в освоении, но сложен в реализации, особенно потому, что он требует изменения мышления всей команды. СВА, создающие среду, в которой процветает Agile, обнаруживают, что у сотрудников становится более гибкое мышление и они быстрее предлагают инновационные решения.

Благодаря внедрению новых техник, таких, например, как MoSCoW и Kanban, повышается производительность команды, удовлетворенность сотрудников и Клиентов, а потери сводятся к минимуму. Указанные инструменты возможно и нужно применять во внутреннем аудите. В частности, они неоценимы для постоянного совершенствования аудита и улучшения коммуникаций при работе в команде. Поэтому в BNY Mellon приняли на вооружение эти методы в своем «путешествии» в Agile.

MoSCoW

Метод MoSCoW используется для определения приоритетов и планирования деятельности внутреннего аудита и позволяет достичь общего понимания с заинтересованными сторонами, подчеркнуть важность аудиторских проверок, способных принести наибольшую пользу.

MoSCow также помогает аудиторам сосредоточиться на том, что является наиболее приоритетным с точки зрения охвата аудита в стесненных условиях. Для клиента важно, чтобы проверки проходили быстро и с наименьшими затратами. Использование метода позволяет более эффективно управлять определенной областью, фокусироваться на ключевых вопросах и лучше распределять ресурсы.

Sprints

Метод Спринтов находится в центре Agile и включает применение временных интервалов (так называемые интервалы временных коробов), в течение которых задачи должны быть выполнены.

В BNY Mellon определили, что Спринт длится максимум две недели. Это позволяет сохранять целенаправленность и приверженность выполнению поставленных задач строго в отведенное время. Замечено, что мышление сотрудников меняется, когда во время Спринта вся команда демонстрирует срочность и решительность в преодолении любых ограничений в движении к финишной черте.

Спринт обычно имеет четыре этапа управления рабочим процессом проекта:

планирование Спринта: целенаправленное собрание для обсуждения ожиданий, определения ответственных за каждый этап исполнения и порядок выполнения задач;

ежедневные брифинги (планерки) для обсуждения достижений предыдущего дня, постановка целей на следующий день и отработка возможных проблем, которые могут помешать достижению этих целей;

обзор: встреча между командой внутреннего аудита и заинтересованными сторонами для презентации проделанной работы, получения обратной связи и обсуждения результатов Спринта;

ретроспектива:встреча, на которой обсуждается, как прошел Спринт и как можно улучшить процесс для следующего Спринта.

Кanban

Kanban – это простой, но визуально эффективный инструмент для мониторинга прогресса в деятельности внутреннего аудита, который также применяется при внедрении Agile. Для этого используют специальную доску, на которой рабочий процесс делится на столбцы с конкретными задачами. Изображение досок Kanban может быть цифровым или физическим. В BNY Mellon посчитали, что наиболее эффективным средством размышления над проблемами, препятствующими завершению проекта, является использование «Post-Its» на флипчарте.

Доски Kanban обеспечивают сквозное, соответствующее реальному времени представление о статусе проекта, помогая командам сосредоточиться, расставить приоритеты и принять во внимание какие-либо задержки. Это отличный инструмент для управления проектами, который способствует откровенному диалогу с заинтересованными сторонами и содействует сотрудничеству межфункциональной группы внутреннего аудита практически на всех этапах реализации Спринта.

Shu Ha Ri

Хотя Спринты являются важной частью Agile, успешное его внедрение во внутренний аудит в действительности больше походит на марафон. Понимание японской философии Shu Ha Ri неоценимо в навигации по этому «путешествию» и может помочь в процессах управления изменениями.

Shu Ha Ri – это концепция, описывающая различные уровни тренировок или обучения, и, хотя она была разработана в восточных боевых искусствах, ее можно применить и к Agile-техникам, чтобы помочь на пути к реализации какого-либо аудиторского проекта.

Shu Ha Ri включает в себя три типа обучения или тренировок:

В первом Shu (следуй правилу) ученик внимательно следит за формой и дисциплиной мастера, повторяя основы и структуры без отклонений, с целью овладения техникой.

После освоения техники ученик может начать отходить от форм, переходить на стадию Ha (сломай правила), экспериментировать с новыми путями применения того, что уже освоено, и вводить в них новшества. На этапе Ha ученик узнает больше о теории и базовых принципах, лежащих в основе техники.

На третьем этапе Ri (отделение от правил), ученик укрепляет знания на собственной практике, адаптируя их к новым обстоятельствам.

Идея не в том, чтобы изменить мир за одну ночь. Изначально сфокусировавшись на принципе Shu, внутренним аудиторам рекомендуется изучить «фундамент» и освоить основы. Поскольку внутренние аудиторы приобретают опыт в реализации проектов с использованием подхода Agile и также повышают свою уверенность, крайне важно, чтобы СВА продолжали развивать и находить способы сделать процесс аудита более «дружелюбным» c Agile. Этот процесс непрерывного улучшения, по сути, является этапом Ha, когда внутренний аудит не боится выходить за рамки установленных правил. Наконец, этап Ri — это освоение подхода Agile до той стадии, когда это становится нормой.

Путь внутреннего аудита с технологиями Agile приводит в то место, где внутренний аудит не только обеспечивает лучший сервис для своих клиентов, но и туда, где работа с ним проходит более непринужденно, грамотно и качественно.

Безусловно перечисленные автором техники Agile не являются исчерпывающими, но, на мой взгляд, освоение озвученных техник, позволит улучшить нашу работу во всех отношениях. А философия Shu Ha Ri может помочь не только в работе, но и в других аспектах нашей жизни

Возможно прочтение статьи поможет Вам подробно познакомиться с технологий Agile и использовать техники в своей работе. Удачи всем!

Полностью статья размещена по ссылке

Советуем почитать