Саморазвитие

Обзор нового инструмента: программа OneNote — кейс-органайзер для аудитора

Время прочтения: 4 мин.

Очень часто объектом аудита выступают различные слабоструктурированные кейсы. Например, в кредитовании юридических лиц каждая кредитная сделка является отдельным кейсом со своим уникальным набором переменных (лица-участники сделки, цели и размер кредитования, объемы и структура залога и пр.). Аудирование таких кейсов сложно поддается комплексной автоматизации, вследствие чего их аудит проводится в большей части вручную.

Тем не менее, даже в применении к слабоструктурированным кейсам имеется возможность повысить степень автоматизации, в частности, за счет программного обеспечения, относящегося к классу кейс-органайзеров. В качестве примера рассмотрим программу OneNote, входящую в стандартный пакет MS Office (программа бесплатна и доступна каждому сотруднику Сбербанка).

Первоначально  OneNote являлся обычным ежедневником-органайзером, предназначенным для планирования рабочего времени.  Но впоследствии (после появления технической возможности вставлять в OneNote различные файлы/документы) данная программа перешла в самостоятельный класс кейс-органайзеров. Пользовательский интерфейс OneNote довольно прост. Центральным элементом интерфейса является лист, на котором можно размещать любые объекты (текст, документы, рисунки и пр.). Материалы кейсов размещаются на листах по принципу один лист-один кейс. Количество листов не ограничено (можно создавать любое количество листов), переключение между листами осуществляется щелчком мыши по ярлычкам листов на боковой панели справа.  В верхней части панели управления размещен инструментарий для обработки объектов, размещенных на листе

Интерфейс OneNote

Благодаря своему функционалу, программа позволяет существенно оптимизировать практически все операции, выполняемые с кейсами, в первую очередь —  процесс информационного наполнения кейсов. Под наполнением кейса мы понимаем процесс сбора и размещения в одном месте материалов, относящихся к какому-либо кейсу (документов, информации, идей и пр.).

Для наполнения кейсов информационными материалами  в OneNote предусмотрена возможность прямой и быстрой вставки на лист любого информационного объекта.  Как уже указывалось выше,  на лист OneNote можно вставить любой файл, рисунок, диаграмму, в любом месте листа можно установить курсор и ввести любой текст (например, прокомментировать размещенный рядом рисунок и пр.). Также, можно активировать микрофон и наговорить любой текст – файл с аудиозаписью будет автоматически интегрирован в лист. Точно так же можно активировать запись видео и внедрить в лист, записанный с камеры видеофайл.

Помимо этого, доступна функция вставки вырезки экрана – пользователь может выделить часть экрана рабочего стола, после чего на лист будет вставлен не весь PrintScreen, а только выделенный фрагмент. Эта функция очень удобна, если, например, требуется добавить в кейс числовые данные из учетных систем без их ручного «перенабирания».

Очень удобна функция быстрого перемещения объектов из Outlook в OneNote, для этого в Outlook имеется специальная кнопка «OneNote», размещенная на панели управления во вкладке «Главная».

Не менее интересной возможностью программы является возможность использования  гиперссылок (как внутренних, так и внешних).  При нажатии на внутреннюю гиперссылку пользователь попадает строго на конкретную часть конкретного листа, на которую указывает созданная гиперссылка.

Наиболее характерной особенностью является возможность создания на листе с кейсом диалогового чата, в котором можно в режиме беседы обсуждать материалы кейса с кем-либо (с руководством, с коллегами и пр.).  В чате можно размещать аудиозаписи бесед, через микрофон/камеру наговаривать в чат  вопросы для последующей отработки и пр.

Помимо этого, в OneNote можно легко перемещать и группировать любые вставленные на лист  объекты, доступен функционал рисования и цветового выделения. Так, с помощью кисти можно нарисовать любой объект на листе (например, цветную стрелку от  файла к комментирующему его тексту, нарисовать вопросительный знак напротив рисунка и пр.).

В результате наполнения кейса, на листе OneNote  размещается вся возможная информация, относящаяся к какому-либо кейсу (информация всех форматов – текстовая, файловая, аудио/видео и пр.). Подобное наполнение кейса является базовым функционалом ПО класса кейс-органайзеров.

В общем итоге, OneNote позволяет сформировать  хорошо структурированный банк кейсов, оптимизирующий практически все операции с ними.

Оптимизация работы с кейсами открывает следующие возможности применения OneNote в аудиторской практике:

1. Создание и ведение личной / коллективной базы кейсов по какой-либо тематике. Также, вместо кейсов в программе можно в фоновом режиме накапливать и хранить разнообразную фактуру нарушений по выбранному направлению.

2. Повышение эффективности процессов представления (презентации) и обсуждения кейсов (в т.ч., за счет предоставления общего/сетевого доступа, возможности диалогового обсуждения в чате и пр.).

3. Аналогично созданию базы кейсов,  в OneNote можно создать и поддерживать библиотеку типовых нарушений по выбранной тематике (с образцами типовой фактуры, с алгоритмами поиска нарушения, правилами описания нарушений в Акте проверки и пр.).

4. Повышение качества подготовки к аудиторской проверке за счет концентрации всей значимой информации и документов по проверяемому объекту в одном месте (исходя из принципа – один проверяемый клиент = один лист).

Благодаря описанным возможностям, применение данной программы приводит к заметному повышению эффективности аудиторской практики, улучшению процессов и результатов проверок.

По моему мнению, программа OneNote является перспективным инструментом, позволяющим системно улучшить качество и результаты аудита. Простота и общераспространенность OneNote являются дополнительным аргументом для широкого внедрения данного ПО в аудиторскую практику.

Советуем почитать