Инсайт и внутренний аудит

Время прочтения: 10 мин.

Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита (IPPF) описывают роль внутреннего аудита как «расширение и защиту организационной ценности путём предоставления риск-ориентированных и объективных гарантий, рекомендаций и инсайта»…

В этой статье мы хотим поделиться мнением  Уполномоченного Института Внутреннего Аудита Королевства Великобритании и Ирландии (Chartered institute of Internal Auditors) из которой вы узнаете:

• о четырех ликах инсайта
• зачем нужен инсайт во внутреннем аудите и как в этом помогает профессиональный скептицизм
• как внутреннему аудитору  развить в себе инсайт

Что такое инсайт?

Психология, изучающая сознание и поведение, помогает понять наши бессознательные действия – почему мы делаем те или иные вещи – так мы узнаём больше о наших сильных, слабых сторонах и уязвимостях.

Понимая, как работает наш внутренний «механизм», мы можем выбирать разные пути и менять направление движения. Этот взгляд вглубь, с целью самопознания, и есть внутреннее видение или инсайт. Однако понятие инсайт часто используется в гораздо более широком смысле: это способ ясного и глубинного понимания каждого факта или ситуации, позволяющий нам решать проблемы. У каждого из нас однажды наступал момент «Ага!» — всплеск вдохновения, когда мы решили сложную задачу.

Однако психологи считают, что до момента озарения в порыве инсайта на бессознательном уровне происходит сложный процесс сбора фактов и информации, анализ и осмысление деталей, оценка их значимости, а также соотнесение с собственным опытом для определения возможных вариантов решения. Многим внутренним аудиторам это, конечно, знакомо.

Четыре «лика» инсайта.

Дэвид Рок, исполнительный директор Neuro-leadership Institute, рассказывает о четырёх стадиях, названных четырьмя «ликами» инсайта.

Осведомлённость (Awareness of Dilemma) — первая стадия – обнаружение проблемы, которую необходимо решить. Мы не успели достаточно обдумать эту проблему, но точно знаем, что это нужно исправить. В применении к нашей работе это могут быть дублирующиеся платежи в платёжной системе, рост количества клиентских жалоб, невыполненные в срок проекты.

Размышление (Reflection)  — вторая стадия — исследования показывают, что в стадии размышления мы не пытаемся решать проблему. Мы создаём более сложные и обдуманные модели нежели три-пять обрывков информации, которые можем удержать в своей «быстрой» памяти. Вот почему лучшие идеи приходят к нам именно в те моменты, когда мы намеренно не задумываемся над вопросом.

Озарение (Illumination) – третья стадия — на практике, чтобы люди вошли в состояние инсайта (стадия озарения), необходимо поощрять их  больше находиться в состоянии размышления, и меньше думать, или, как минимум, меньше думать логически.

Мотивация (Motivation) – четвертая стадия — вообще, наступление момента «Ага!» — очень сильный мотиватор. Поэтому наилучший способ прийти к инсайту и изменениям — это не думать над тем, как решить вопрос, а помочь им глубже погружаться в размышления и поддержать их способность обобщить взаимосвязи. Проще говоря, основой эффективного коучинга, а также внутреннего аудита является помощь людям в генерации собственных идей.

Кажется ли вам иногда, что решить проблему сложно?

Позвольте вашему бессознательному сделать следующее:

1.            Поговорите с кем-нибудь

2.            Сделайте перерыв

3.            Займитесь чем-то другим

4.            Переспите с идеей.

Зачем нужен инсайт во внутреннем аудите?

Ключ к успеху любой организации – предложение стратегических решений и управление рисками, более эффективное, чем у конкурентов и соответствующее требованиям акционеров компании. Предлагая независимое и объективное мнение о том, как работает компания и как она управляет рисками, внутренний аудит может бросить вызов устоявшейся практике, предложить лучшее и стать катализатором совершенствования. Возможность находиться вне ежедневных рутинных процедур, рассматривать процессы непредвзято позволяет внутреннему аудиту решить, правильно ли выстроены процессы, а если нет, то по какой причине. Более широкие знания и понимание организации также даёт возможность внутреннему аудиту идентифицировать и понять, как те или иные вопросы взаимосвязаны, и какое влияние это окажет на стратегические цели. Имея возможность производить критические замеры, обсуждать, анализировать и давать оценку производительности с менеджерами всех уровней, внутренний аудит может давать топ-менеджменту и комитету по аудиту уникальные выводы о сильных и слабых сторонах компании, уязвимостях.

Способность находить взаимосвязи и делать выводы, о которых никто и не подозревал – это и есть инсайт. Именно по этой причине ценность данного понятия официально признана институтом в новой редакции Миссии, представленной в 2015. Она гласит, что роль внутреннего аудитора – «улучшать и защищать ценности организации путём выработки риск-ориентированных и объективных гарантий, суждений и инсайта». Поэтому и руководители внутреннего аудита ответственны за оценку соответствия процедур внутреннего аудита деятельности компании,  разработку прозрачной «аудиторской» методологии, учитывающей понятия инсайта, с приоритетом учёта корпоративной культуры организации.

Не нова идея, что аудиторы вырабатывают альтернативную и бросающую вызов точку зрения на процессы в организации. Просто повышенная важность им придаётся за счёт того, что они базированы на приносимых ценностях и поддержке качественного процесса управления. Это очень близко к понятию профессиональный скептицизм, используемому в бухгалтерской деятельности и описанный в Международном стандарте по подтверждению достоверности информации (ISAE 3000) Международной федерации бухгалтеров (IFAC). Стандарт состоит из директив по этике поведения, по управлению качеством, поэтому вполне применим для аудита внутреннего контроля, устойчивости, соответствия законодательству и требованиям регулятора.

А76. Профессиональный скептицизм – это подход, рекомендующий быть осторожным, например, к следующему:

— одно доказательство противоречит другому.

— в качестве доказательства используется информация из документов и ответов на запросы, вызывающих сомнения в их надёжности.

— условия, вероятно провоцирующие ложные заявления.

А77. Поддержание уровня профессионального скептицизма важно, если сотрудник, например, хочет снизить следующие риски:

— упущение необычных обстоятельств

— недооценка значимости при формировании выводов на основе исследований

— использование неверных предположений при определении природы, времени, масштабов процедур, а также оценки результатов.

А78. Профессиональный скептицизм необходим для критической оценки доказательств. Это касается пересмотра противоречивых доказательств, а также надёжности документов и ответов на запросы. Кроме того, сюда включается рассмотрение достаточности и соответствия доказательств текущим обстоятельствам.

Таким образом, профессиональный скептицизм помогает стать внутренним аудиторам более склонными к инсайту.

Как внутреннему аудитору развить в себе инсайт?

1. Развивайте знания об организации и сегменте рынка, к которому они относится:

Будьте в курсе стратегических целей организации, основных изменений и ключевых рисков путём изучения бизнес-планов, годовых отчётов, информационных бюллетеней, протоколов совещаний и прочих материалов. Изучайте информацию из внешних источников, следите за событиями на рынке, активностях конкурентов, правительственными и регуляторными инициативами, влиянием технологий. Не забывайте изучать соответствующие вебсайты и СМИ.

• Разговаривайте с людьми, как внутри организации, так и за её пределами.

Начните с того, что больше всего интересно менеджменту и создаёт позитив. Включайте в отчёты аудита истории успеха и хорошо работающие вещи, чтоб их ценность признали, и вы имели возможность порекомендовать их к внедрению в других подразделениях организации. Улучшайте понимание рисков, принимая участие в текущих совещаниях и планёрках вместе с линейным менеджментом. Делайте это неформально, в частности в тех направлениях деятельности, которые  регулярно включаются в планы внутреннего аудита, но помимо этого требуют больше формальных процедур, таких как посещение митингов команд, тренингов, вовлечённости в программы изменений. Предложите совместную работу другим проверяющим, заручитесь поддержкой экспертов внутри компании.

• Следите за изменениями в профессии

Не только в Международных профессиональных стандартах внутреннего аудита, но и в целом в практических руководствах, участвуйте обучающих мероприятиях, семинарах и конференциях. Вступите в группу аудиторов сектора, поддерживайте с ними контакт. Т.к. ресурсы всё сокращаются, подходите более критично к тому, как вы выбираете наилучшие подходы к процессу оценки и постоянному профессиональному развитию, заполняя пробелы в своих знаниях и развитии специализированных умений.

• Найдите старшего руководителя, который пожелает быть вашим коучем

Того, кто окажет поддержку, с кем вы сможете поделиться выводами и идеями. Предпочтительно, чтоб этот человек обладал опытом коучинга. Это не обязательно должен быть старший по должности внутренний аудитор или менеджер более старшего уровня, и даже не обязательно кто-то, с кем вы не работаете.

• Смените перспективу

Посмотрите на вещи по-другому. Поставьте себя на место клиента, поставщика, регулятора и предположите, какими бы вы хотели видеть работу процессов или какого поведения вы хотели бы ожидать. Живёт ли организация в соответствии со своими ценностями?

Ищите параллели

• Сравните то, что вы видите и слышите в процессе аудита с аналогичными ситуациями.

Например, сравните отношение организации к тому, что такое хорошо и что такое плохо при рассмотрении жалоб клиентов с теми подходами, которые вы встречали ранее (бенчмаркинг). Инсайт может быть достигнут и из более отдалённых друг от друга параллелей, как, например, способ доставки больных детей в реанимацию в больнице Great Ormond Street Children’s Hospital сделали более безопасным на основе методов и техник, применяемых в Формуле-1.

• Задавайте больше вопросов.

Это поможет создать полную оценку происходящих событий и почему это делается именно так. Задавайте простые, не наводящие вопросы, которые заставят людей поделиться своим взглядом на мир и не навяжут им вашу точку зрения. Особенно важно слушать людей. Именно слушать: следует помнить, что происхождение слова «аудит» происходить от латинского «слышащий». Чтобы докопаться до сути специфических вопросов примените тот простой метод, который комфортно применить вам, и тот, который даёт результат. Попробуйте использовать метод «6 честных слуг» (что, почему, когда, как, где и кто) или «5 почему», т.к. это позволит вам определить причину и последствия, некоторые из которых будут касаться отношений и поведения, подсвечивая преобладающую культуру в этой области.

• Не принимайте факты как должное

Обсуждение работы процедур, рисков или проблем, возникающих у разнообразных людей,– хороший способ изучить более широкий набор точек зрения, однако не принимайте всё за чистую монету. Сфокусируйте контрольные процедуры на определении того, что происходит на самом деле, в частности, в сфере управления ключевыми рисками или там, где выражается много разнообразных мнений. Выстройте доказательства, дополняя их результатами интервью и обсуждений для поддержки аудиторских рекомендаций.

• Определите тенденции и взаимосвязи.

Используйте аудиторское ПО и средства построения отчётов, которые дадут возможность провести статистический анализ и получить результаты, о которых люди могли и не знать. Традиционно это используется при определении разрывов или дублировании записей. Однако сейчас наличие огромного объёма данных и мощных аналитических инструментов позволяет производить глубокие исследования под разными углами и перспективами, вырабатывая новые взаимосвязи, модели и корреляции. Хотя это и высокотехнологичная область, но появление big data предоставляет внутреннему аудиту возможности развивать специфические компетенции для взаимодействия с IT-экспертами с целью получения инсайта.

1. Измените способ подачи информации

Посмотрите критически на аудиторские отчёты. Помогает ли структура и язык написания понять ключевые мысли и мнения? Кратки ли отчёты? Понятны? По делу? Подумайте о том, что возможно нового вы хотите донести до читателя, какое это имеет значение и что следует сделать для смягчения рисков.

1. Используйте метафоры.

Опишите ситуацию терминами из совершенно другой области. К примеру, понимание того, как обеспечивается достоверность в организации можно сравнить с пазлом, у которого есть множество маленьких кусочков, уголков и краёв, который может быть собран в целостную картинку либо раздроблен на части, а даже самый маленький элемент может полностью изменить восприятие. Не обязательно метафора должна относиться к чему-то из реальной жизни, просто попробуйте соотнести её со своим бизнес процессом и посмотреть, что она вам откроет.

Заключение

Обладание большим инсайтом приходит с опытом, и кому-то нужно будет больше, а кому-то – меньше времени, чтобы стать уверенными профессионалами. Достичь этого помогут применение и тех методов, которые работают, и тех, которые не работают, но настолько повышают доверие акционеров к вам, что те начинают ценить и поощрять инсайт внутреннего аудита. Важно то, что мы хотим быть лучше, находясь в процессе постоянного развития, чтобы старшие руководители внутреннего аудита поддерживали нас, воодушевляли и делились опытом.

Узнать больше об инсайте во внутреннем аудите можно в публикации исследования ИВА (IIA) от 2011 года «Инсайт: приносим ценность акционерам», где детально описано, как внутренний аудит приносит ценность управленцам посредством достоверности, инсайта и объективности».