Саморазвитие

Битва за скорость: личный опыт внедрения тайм-менеджмента

Время прочтения: 6 мин.

Мое внедрение тайм — менеджмента (далее – ТМ) началось с покупки и прочтения книг по данной тематике. Для этой цели была куплена целая библиотека по теме ТМ (в общей сложности, 8 книг, около 2000 страниц). Освоение ТМ-библиотеки далось относительно легко, большинство книг и статей написаны живым интересным языком.

Первым внедренным ТМ-инструментом стал хронометраж. ТМ-хронометраж представляет собой технологию точного учета времени путем фиксации времени начала и окончания каждой выполняемой задачи. Учету подлежат все задачи, длительность которых превышает 5 мин.

Хронометраж ведется следующим образом: в начале рабочего дня распечатывается специальный табличный бланк учета времени. В течение дня в этом бланке от руки фиксируется время начала и окончания каждой задачи, высчитывается плановая и фактическая длительность каждой задачи. Напротив каждой задачи ставится буква, обозначающая категорию задачи: «п» (прямые служебные обязанности), «о» (организационные вопросы), «л» (личные неслужебные задачи).

В моем случае, за день набирается порядка 20-25 строк (записей о задачах) в листе хронометража, что относительно немного для офисного сотрудника. В конце рабочего дня данные хронометража переносятся в таблицу Excel, длительность задач суммируется, подводится итоговый баланс в разрезе категорий. Постепенно выработалась привычка вести хронометраж, точному учету стало подвергаться 95-98% рабочего времени. 

Результат ведения хронометража получился точно таким, каким он описывается в книгах по тайм-менеджменту. Уже к концу первого месяца стало появляться «чувство времени», точнее, «чувство эффективного времени». Появилось очень четкое осознание, что каждая непрофильная задача (например, из категории «организационные вопросы») забирает время на ее исполнение из категории «прямые служебные обязанности». Теперь, приступая к какой-либо задаче, невольно всплывает вопрос о том, к какой категории она относится, не приведет ли она к снижению «полезного» времени (категории «п»). В итоге, расходование времени теперь происходит более ответственно и вдумчиво. 

В общем и целом, внедрение хронометража резко усилило внимание к вопросам качества и эффективности своего рабочего времени. Появилось отчетливое стремление к эффективной организации и оптимизации рабочего времени.  Я на глубинном, ценностном уровне осознал важность качества организации времени. Эффект для меня был настолько интересным, что я распространил хронометраж не только на рабочее время, но и на  личное. 

Следующим шагом внедрения ТМ стала борьба с микропотерями времени. Микропотери времени — это случаи, когда какая-нибудь задача, к примеру, выполняется за 48 секунд, хотя в реальности эту же задачу можно выполнить за 32 секунды. Со стороны может показаться, что разница микроскопическая, тем не менее, за день таких микропотерь может набираться на 15-20 минут. Но цель не в итоговой экономии времени, а, скорее, в том, что хронометраж четко приучил считать и уважать каждую минуту и каждую секунду. Неэффективно потраченное время (пусть даже 15 секунд) на подсознательном уровне воспринимается как временное ограбление самого себя. Я очень четко осознал верность тайм-менеджерской поговорки «копейка рубль бережет, в тайм-менеджменте секунда бережет минуту, а минута — час».

Справочно: интересный факт – неофициальным гимном российского ТМ-движения является песня из фильма «Семнадцать мгновений весны» — «Не думай о секундах свысока…».

В ходе борьбы с микропотерями я стал ежедневно выявлять случаи потерь своего времени (пусть даже микроскопических) или его неэффективного использования.

Один такой случай запомнился особо. На работу и с работы я хожу пешком, дорога пролегает по одной прямой улице. На одной стороне улицы находится 5 светофоров (т.к. с этой стороны к дороге прилегают 5 второстепенных дорог). Если перейти на другую сторону улицы, то на ней всего 1 светофор (т.к. с этой стороны к дороге примыкает всего одна второстепенная дорога). По хронометражу я вычислил, что в первом случае я трачу на ожидание переключения всех светофоров порядка 14 минут. Путь по другой стороне улицы включает в себя ожидание только одного светофора, длительностью, в среднем, 2 минуты. Таким образом, разница составляет, в среднем, 12 минут, или 24 минуты в день (т.к. этот маршрут я прохожу дважды в день — на работу и с работы). За четыре с половиной года моей работы в банке суммарные потери времени на данные светофоры составили: (245 рабочих дней в год *4,5 лет*24 минуты) / (60 минут в час*24 часа в сутках) = 18 дней!!!!

18 дней моей жизни за четыре с половиной года ушло на светофоры. Когда я увидел на табло калькулятора эту цифру, мне стало мучительно больно за бесцельно потерянные 18 дней. Чтобы избежать потери, нужно было всего лишь ходить на работу по другой стороне улицы….

В ходе внедрения ТМ подобных озарений было много.

Следующим шагом во внедрении ТМ стало освоение специализированного программного обеспечения в области ТМ.  Внедрение хронометража и борьба с микропотерями вызвали к жизни резкую потребность в технологиях, сберегающих время. Освоение IT-компонента тайм-менеджмента в книгах по управлению временем описан как наиболее сильный «квантовый скачок», обеспечивающий переход на следующий уровень производительности труда и личной эффективности.

 В моем случае, наиболее яркие впечатления и наибольшая польза была от освоения двух ТМ-программ: MS Outlook (точнее, ТМ-компонента этой программы) и кейс-органайзера OneNote.

Программным возможностям кейс-органайзера OneNote ранее уже была посвящена отдельная статья. Поэтому, подробнее остановимся на ТМ-компоненте MS Outlook.  Ранее Outlook использовался мной сугубо как почтовая программа. При этом, мало кто знает, что в действительности в Outlook «зашит» поистине огромный арсенал ТМ-инструментов. Не случайно Глеб Архангельский пропагандирует Outlook в качестве основного и наиболее эффективного IT-компонента ТМ. Известный австралийский ТМ-коуч Салли МакГи прославилась именно тем, что обучает миллионы своих последователей строить персональную ТМ-системы на основе Outlook.

В моем случае, наиболее интересными ТМ-инструментами Outlook стали: постановка и визуализация задач (в т.ч., структурирование списка задач), управление поставленными задачами (делегирование задач, контроль их исполнения и пр.), расстановка приоритетов, бюджетирование времени, ведение и визуализация календаря и многие другие. Интересно отметить, что некоторые из ТМ-инструментов Outlook специально спроектированы таким образом, чтобы вызывать у пользователя специальные психологические ТМ-эффекты.

Таким образом, освоение ТМ-инструментария Outlook было для меня очень интересным и продуктивным. Не будет преувеличением сказать, что тайм-менеджмент раскрыл для меня Outlook  с новой стороны. Объем полученных мною из Outlook ТМ-технологий и навыков был настолько внушительным, что по моим сегодняшним представлениям, использовать Outlook только в качестве почтовой программы – это все равно что использовать iPhone для забивания гвоздей.

В общем итоге, пройдя начальный этап внедрения тайм-менеджмента (внедрив хронометраж, борьбу с микропотерями, освоив ТМ-Outlook) я открыл для себя много нового, заглянул в мир ТМ-возможностей, осознал свою принадлежность к российскому ТМ-движению.

Внедрение ТМ непосредственно повлияло на мою служебную деятельность. Появилось обостренное стремление использовать рабочее время эффективно, максимально устранены непроизводительные потери (в т.ч. микропотери) времени. Внедрение времясберегающих технологий (в первую очередь, OneNote) позволило в значительной мере ускорить свою работу, ощутимо повысить производительность своего труда. При проведении подготовки к очередной проверке я смог просмотреть для проверки кредитных сделок на 20% больше, чем ранее. Благодаря хронометражу я, без преувеличения, стал ценить каждую минуту и каждую секунду своего рабочего времени. В целом, я для себя отметил рост субъективной удовлетворенности своей работой — больше задач выполнено в срок, авралы и переработки сведены к минимуму, появились резервы времени для саморазвития. Я подружился со временем, и теперь время стало работать на меня.

Побочным эффектом от внедрения тайм-менеджмента стало повышенное стремление к освоению и внедрению различных технологий, ясно осознаваемая потребность в технологическом развитии. Я даже подписался на получение интернет-подкастов, посвященных передовым технологиям, составил список технологий к освоению в течение ближайшего года.

Таковы, вкратце, мои промежуточные итоги внедрения тайм-менеджмента. Я продолжаю освоение ТМ — в настоящее время внедряю ТМ-подсистему управления приоритетами, бюджетирования рабочего времени, осваиваю другое ПО в области ТМ и пр. Надеюсь, данная статья станет для читателей призывом к освоению тайм-менеджмента.  Вселенная тайм-менеджмента таит в себе поистине безграничные возможности!

Советуем почитать