Лайфхаки в аудите

Практические советы получения пояснений

Время прочтения: 4 мин.

За время работы в аудите/ревизионной службе мы с коллегами не раз сталкивались с тем, что самые объективные и правдивые пояснения даются в текущем моменте и в присутствии аудитора, и после постановки правильных вопросов. Но и в данном случае, прежде всего,  надо уметь вызвать у аудируемого доверие, направить ход его мыслей и соответственно ответов в нужное русло.

От концентрации аудитора, умения наладить контакт с собеседником зависит дальнейший процесс общения.  Уважительное обращение к собеседнику, открытый взгляд, демонстрация своей компетенции в развивающемся диалоге помогут расположить к себе специалиста любого уровня.

Понимание технологии энергетического процесса поможет в беседе с людьми различного типа и темперамента и адекватно реагировать в любой ситуации.

Аудитор должен избегать дискуссий, т.к. спор разрушает готовность к действиям. Аудитор должен спрашивать и быть внимательным к реакциям отвечающего. Некоторым любителям поговорить, нужно на время спрятать свое эго и научиться не только слушать, но и слышать. Данные практические советы многие встречали не раз, но используют их не все:       

— задавайте вопросы;

— сами говорите меньше;

— будьте спокойны и невозмутимы;

— говорите четко и членораздельно;

— смотрите на собеседника заинтересованным взглядом;

— проявляйте понимание;

— внимательно слушайте собеседника;

— запоминайте то, что он говорит;

— ставьте себя на место других.

Коммуникация начинается до разговора, и чтобы она прошла содержательно, необходимо заранее подготовиться к разговору, продумать и представить ход беседы: 1. Как начать разговор 2. Какие аргументы привести 3. Возможные возражения 4. Как опровергать возражения, и какие аргументы при этом использовать.

Получается, что в технике подготовки к разговору надо попытаться встать на сторону собеседника — «влезть в его шкуру». Нам часто приходится это делать, когда возникают сомнения в формулировании выводов по выявленным нарушениям. Даже в собственном небольшом коллективе у нас зачастую возникают различные мнения. В ходе «пинг-понга» (аудитор-проверяющий) мы готовим аргументацию с учетом возможной реакции.

Во время служебных расследований, участие в которых для аудитора/ревизора было обычным делом, мы всегда использовали практику предварительного формирования вопросов. В результате, полученные пояснения помогали объективно оценить события и сформировать выводы.

 «Умение ставить разумные вопросы есть уже важный и необходимый признак ума или проницательности. Если вопрос сам по себе бессмыслен и требует бесполезных ответов, то кроме стыда для вопрошающего он имеет иногда еще тот недостаток, что побуждает неосмотрительного слушателя к нелепым ответам и создает смешное зрелище: один (по выражению древних) доит козла, а другой держит под ним решето.» (Иммануил Кант  из книги «Критика чистого разума»)

Так, когда и какие вопросы задавать? Разные типы вопросов направлены на достижение определенных целей. Так, например, применяя

  • информационные вопросы, которые начинаются со слов: когда, как, где, кто, что? мы получаем информацию, сведения, пояснения;
  • контрольные вопросы задаются для выяснения, что Вас слышат и понимают;
  • вопросы для ориентации задаются, чтобы установить, продолжает ли собеседник придерживаться высказанного ранее мнения;
  • ознакомительные вопросы знакомят аудитора с мнением собеседника. Это открытые вопросы, на которые невозможно ответить односложно «да» или «нет». В ходе беседы аудитор может вставлять удостоверяющие замечания, которые, как правило, убеждают собеседника в его правоте, и он открывается еще больше.
  • С помощью направляющих вопросов, аудитор должен умело управлять ходом беседы, направляя ее в нужное русло.
  • Провокационные вопросы. Очевидно, что не всякой информацией собеседник хочет делиться. И задавая подобные вопросы, мы пытаемся переиграть собеседника, провоцируя сообщить скрываемую информацию.
  • Заключительные вопросы нужны для завершения беседы. Здесь эффективно сначала задать несколько подтверждающих вопросов.

Аудитору требуется большое искусство убеждения, чтобы проверяемые согласились с записью несоответствий.

Коллеги, а по поводу провокационных вопросов имеется анекдот☺:

— Расскажите, где Вы купили такой качественный диплом о высшем образовании?

— Нашел на дороге!

— Вы утверждаете, что нашли на дороге диплом на свое имя???

— Совершенно верно!

— И как Вы объясните такое совпадение?

— Это не совпадение. Просто паспорт на свое имя я купил позже…

Надеюсь, что приемы и методы коммуникации и постановки вопросов, приведенные в тексте, станут полезным инструментом в работе новичков и опытных аудиторов, а чтобы мастерски овладеть этой техникой, надо постоянно применять её в своей деятельности.

Советуем почитать