Лайфхаки в аудите

Аудит процесса комплексной сервисной поддержки офисов

Время прочтения: 2 мин.

Для обеспечения комфортной рабочей среды за каждым офисом закреплен сотрудник, ответственный за техническое и эксплуатационное состояния помещений. Иначе говоря, в каждом «доме» есть свой «хозяин», который следит за порядком в нем. За каждым таким «хозяином» закреплен целый кластер «домов» и определена периодичность проведения инспекционных проверок в них.

Плановый показатель данных сотрудников состоит только из исполнения периодичности проведения проверок и заполнения чек-листов в корпоративном мобильном приложении. Учитывая, что исполнение плана зачастую равно 100%, мы заподозрили, что чек-листы могут формироваться формально, без фактического посещения офисов или ненадлежащего проведения проверки.

Неопровержимым доказательством формального формирования чек-листов являются материалы видеонаблюдения. Учитывая огромные трудозатраты на проверку каждого чек-листа по видео возникла необходимость автоматизации процесса обработки информации, ведь в Компании за 1 календарный год создается около 300 тысяч чек-листов.

Первым шагом в решении задачи выбор источников данных. В качестве источников данных использована информация о координатах места, где формировался чек-лист. С помощью ГЕО-сервиса (ArcGIS) нормализованы полученные координаты и из технологического списка элементов были исключены некорректные значения.

Далее с помощью метода бинарной классификации нами был разработан автоматизированный модуль и определены 3 признака, указывающие на формальное проведение проверок:

  1. Оценка состояния офиса «без нареканий». Согласно инструкциям компании, при выявлении недостатков в офисах, ответственным сотрудникам необходимо вложить фотографии в чек-листы, что нельзя сделать без посещения офиса.
  2. Высокая скорость заполнения чек-листов. В среднем на формирование чек-листа уходило порядка 70 минут, при этом выявлена масса случаев – за 1 минуту.
  3. Формирование чек-листов вне объектов проверки. Отдельно была выявлена схема, когда ответственные сотрудники формировали чек-листы даже не вставая со своих рабочих мест.

Риск-ориентированная выборка формировалась только по чек-листам, одновременно имеющим все 3 признака.

На видеонаблюдении мы смогли подтвердить полученную выборку, ответственные сотрудники проводили оценку состояния офисов формально или не проводили ее совсем, оформляли чек-листы, не посещая офисы.

Учитывая, что «хозяева не появлялись дома и не следили за порядком в нем», то бизнес-сотрудникам самостоятельно приходилось инициировать проведение работ по устранению недостатков в их офисах, а также контролировать их выполнение. А это уже приводит к отвлечению трудовых ресурсов компании, которые должны быть направлены на финансовое благополучие компании.

Советуем почитать