Мнение эксперта

6 практических советов для того, чтобы сделать аудиторский отчет более убедительным

Время прочтения: 5 мин.

В своей статье Президент ИВА  Ричард Чемберс рассказывает о шести практических советах для того, чтобы сделать аудиторский отчет более убедительным:

1. Краткость.

Если сравнить отчет генерального инспектора Министерства юстиции США о проведении расследования фактов использования Хиллари Клинтон частного почтового сервера для передачи конфиденциальной служебной информации, со среднестатистическим отчетом внутреннего аудита, между ними можно увидеть огромную разницу. В первом содержится более четверти миллиона слов, и рекомендации начинаются только с 500 страницы. Как бывший генеральный инспектор я могу оценить необходимость деталей этого отчета. Масштабы обзора были огромны, вопросы –  сложными, и каждый аспект взаимодействия был окружен противоречиями. Но всегда важно помнить о читателях, и стиль, который подходит для серьезного расследования Министерства юстиции, вероятно, не подходит для отдела внутреннего аудита. Безуспешная попытка прочесть этот отчет за один вечер напомнила мне слова великого Уинстона Черчилля: «Толщина этого документа защищает его от риска быть прочитанным».

Аудиторский отчет более убедителен, если он адаптирован к потребностям заинтересованных сторон;

Отчет, перегруженный большим количеством информации, менее эффектен. Если слова, идеи или предложения не вносят непосредственного вклада в дело, откажитесь от них.

2. Простота

Лучшие отчеты внутреннего аудита выражают большие идеи в маленьких словах, а не наоборот. Наше письмо наиболее убедительно, когда используется понятный, прямой и знакомый язык. Это не сокращение в ущерб смыслу, это ясная и эффективная коммуникация (в противоположность юридической). Как я уже говорил ранее: «Если ваш отчет звучит впечатляюще, вам, вероятно, нужно его переписать».

Существуют убедительные доказательства того, что простой язык с большей вероятностью будет прочитан, понят и услышан быстрее. В 1989 году ВМС США провели исследование, в ходе которого офицерам предлагался для прочтения деловой текст, написанный простым и бюрократическим языками. Офицеры, которые читали простой текст:

  • лучше поняли значение написанного;
  • потратили на прочтение от 17 до 23% меньше времени;
  • в меньшей степени нуждались в повторном прочтении текста.

Многие внутренние аудиторы используют такие инструменты, как «индекс удобочитаемости Флеша» или «формула Флеша-Кинкейда» для определения доступности своих отчетов для чтения.

Причина, по которой вы не увидите бюрократического и юридического языка в рекламе: простой язык лучше продает идеи. Даже если все заинтересованные стороны способны прочесть и понять докторскую диссертацию, это не значит, что они хотят это делать. Ваш отчет будет более убедительным без напыщенных, излишне сложных слов и специфических терминов.

3. Выделение

Мы хотим, чтобы занятые руководители могли с легкостью читать, воспринимать результаты нашей работы и действовать в соответствии с ними. Краткость и простота полезны, но также важно выделять главные идеи.

Заголовки, подзаголовки и сноски могут привлечь внимание к наиболее важной информации. Используйте примеры, таблицы, цвета, диаграммы или рисунки, чтобы уточнить и подчеркнуть важные вопросы. Также не забудьте про оглавление и индексы, для того, чтобы читатель мог легко найти информацию в вашем отчете. Для более длинных докладов важное значение имеет резюме.

Мы должны помочь заинтересованным лицам получить доступ к конкретной информации, в которой они нуждаются. Наш отчет не будет убедительным, если ключевые сообщения потеряны в деталях.

4. Основы

Что если бы вы получили резюме или деловое предложение, содержащее орфографические или грамматические ошибки? Наверное, дважды подумали бы о том, чтобы серьезно рассмотреть человека или компанию, которая его отправила. То же самое касается и аудиторского отчета. Если он содержит орфографические, грамматические или пунктуационные ошибки, может сложиться впечатление, что вы не обращаете внимание на детали или, что еще хуже, также относитесь к своей работе в целом. Даже одна ошибка может испортить вашу репутацию. Может быть, это несправедливо, но, если в отчете есть ошибки, ваши аргументы могут показаться неубедительными.

Обращайте внимание на детали. Трудно быть убедительным, если вы теряете доверие, игнорируя основы.

5. Последствия

Мы все стараемся быть беспристрастными, но иногда упускаем из виду значение слов. Если мы хотим, чтобы читатели согласились с нашими идеями, тон отчета должен быть объективным даже при негативном содержании.

В статье «Ясность, воздействие, скорость: предоставление важных аудиторских отчетов» Салли Катлер предлагает примеры написания, которые, с точки зрения руководства, могут показаться излишне предвзятыми или отрицательными.

Предвзятый и негативный тон:

  • «Подразделение не смогло представить документацию, подтверждающую соблюдение политики»;
  • «При опросе руководители давали противоречивые объяснения процесса проверки поставщика».

Беспристрастный и позитивный тон:

  • «Отсутствовала документация, подтверждающая соблюдение политики»;
  • «Руководители по-разному интерпретируют процесс проверки поставщиков».

Враждебно настроенных и вынужденных защищаться трудно убедить. Если отчет покажется необъективным, наш клиент, скорее всего, не будет к нам расположен.

6. Пять «К»

На семинаре ИВА «Написание аудиторских отчетов» выделено пять важных составляющих наблюдений и рекомендаций:

  • критерий (что должно быть);
  • контекст (текущее состояние);
  • корневая причина (причина отклонения);
  • консеквенция (эффект);
  • корректировка (рекомендации).

Конечно, использование 5 «К» не гарантирует того, что отчет будет убедительным, но они повышают ваши шансы.

БОНУС. Исключите эти пять слов из ваших актов.

Не удалось. Например, «Руководству не удалось адекватно оценить и снизить риски». Просто констатируйте факт, не возлагая ни на кого вину.

Ненадлежащий/ недостаточный. Например, «Руководство разработало и внедрило ненадлежащие/ недостаточные механизмы внутреннего контроля». Прилагательное «ненадлежащий/ недостаточный» может вызвать стойкое несогласие. Я предпочитаю описывать действительность и сопоставлять ее с соответствующими критериями, не привязывая подобные определения к отдельным лицам.

Неэффективный. Например, «Управленческие решения были неэффективными». «Неэффективный» – еще одно слово, которое следует использовать с осторожностью: оно может привести к длительным переговорам при согласовании акта.

Выявлено. Например, «Мы выявили…». Это преувеличение. Мы нашли что-то потому, что это существует. Заявляя, что «мы выявили», мы смещаем акцент в свою сторону. Появляется превосходный тон, который привлекает внимание к аудитору, а не к проблеме и ее решению.Кажется. Например, «Кажется, что …» Во внутреннем аудите факты существуют или отсутствуют. Обтекаемые выражения не позволят однозначно интерпретировать рекомендации. Возможно, безопаснее избегать конкретики, но в таком случае многое говорит о том, что вы не можете найти подтверждения фактам.

Советуем почитать